Déclaration de confidentialité (CA)

1. Responsable du traitement

La présente politique de confidentialité est publiée par Pro-Medic inc. (ci-après « la Clinique »), une entreprise québécoise assujettie à la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (L.Q. 2021, c. 25), communément appelée « Loi 25 ».

En tant qu'entreprise qui collecte, utilise et communique des renseignements personnels dans le cadre de ses activités — notamment via son site Web et sa boutique en ligne —, Pro-Medic inc. s'engage à respecter les obligations imposées par la Loi 25, incluant les principes de transparence, de minimisation des données et de protection des renseignements sensibles, dont les renseignements de santé.

Cette politique s'applique à toute personne qui visite notre site Web, effectue un achat en ligne, prend rendez-vous ou communique avec nous par voie électronique.

2. Renseignements personnels collectés

Nous collectons uniquement les renseignements nécessaires aux finalités décrites à la section 3. Voici les catégories de renseignements que nous sommes susceptibles de recueillir :

2.1 Renseignements d'identification et de contact

• Nom et prénom
• Adresse courriel
• Numéro de téléphone
• Adresse postale

2.2 Renseignements transactionnels (boutique en ligne)

• Historique des commandes et des achats
• Renseignements de facturation (montant, mode de paiement — les numéros de carte complets ne sont pas conservés par la Clinique)
• Adresse de livraison

2.3 Renseignements de santé — catégorie sensible

Avis important : Les renseignements de santé constituent une catégorie de renseignements personnels sensibles au sens de la Loi 25. Ils bénéficient d'une protection renforcée et ne sont collectés qu'avec votre consentement explicite, pour les seules fins cliniques ou administratives pour lesquelles ils ont été fournis.

• Renseignements relatifs à votre état de santé, vos antécédents médicaux ou vos besoins cliniques, communiqués lors d'une prise de rendez-vous ou d'une consultation
• Renseignements fournis dans le cadre de formulaires de santé en ligne

Ces renseignements ne sont jamais utilisés à des fins publicitaires ni partagés avec des tiers à des fins commerciales.

2.4 Renseignements techniques et de navigation

• Adresse IP
• Type de navigateur et de système d'exploitation
• Pages visitées, durée de la session, parcours de navigation
• Identifiants d'appareil et identifiants publicitaires (avec votre consentement)
• Localisation approximative (dérivée de l'adresse IP)

2.5 Préférences de consentement

• Vos choix relatifs aux témoins (cookies), mémorisés via la plateforme Moelleux (témoin moelleux_{site_key}, durée : 13 mois)

3. Finalités du traitement

Nous utilisons vos renseignements personnels uniquement pour les finalités suivantes. Pour chaque finalité, nous indiquons la base légale sur laquelle nous nous appuyons.

3.1 Prestation des services cliniques et administratifs

Données concernées : renseignements d'identification, de contact et de santé.
Base légale : Consentement explicite de la personne concernée et exécution d'un contrat de service.
Nous utilisons ces renseignements pour gérer vos rendez-vous, assurer le suivi clinique et répondre à vos demandes.

3.2 Traitement des commandes en ligne

Données concernées : renseignements transactionnels, d'identification et de contact.
Base légale : Exécution d'un contrat (traitement de votre commande).
Nous utilisons WooCommerce Analytics pour mesurer la performance de notre boutique et améliorer l'expérience d'achat. Ces données peuvent être traitées aux États-Unis (voir section 5).

3.3 Publicité ciblée et remarketing

Données concernées : identifiants d'appareil, adresse IP, pages visitées, comportement de navigation, identifiants publicitaires, données de transaction, identifiants sociaux.
Base légale : Consentement (vous pouvez retirer votre consentement en tout temps via notre gestionnaire de consentement Moelleux).
Nous utilisons le Meta Pixel (Facebook) pour mesurer l'efficacité de nos campagnes publicitaires et vous présenter des publicités pertinentes sur les plateformes Meta. Ces données sont transférées aux États-Unis (voir section 5).

3.4 Affichage de cartes et de polices de caractères

Données concernées : adresse IP, localisation approximative, pages visitées.
Base légale : Consentement pour les services fonctionnels tiers.
Nous intégrons Google Maps pour vous aider à nous localiser, et Google Fonts pour l'affichage du contenu. Ces services sont opérés par Google LLC (États-Unis) et peuvent traiter votre adresse IP (voir section 5).

3.5 Gestion du consentement aux témoins

Données concernées : préférences de consentement, adresse IP.
Base légale : Obligation légale (Loi 25) et intérêt légitime (conservation d'une preuve de consentement).
La plateforme Moelleux, opérée par Horizon-Cumulus (Joliette, Québec), enregistre vos choix de consentement. Ces enregistrements sont hébergés au Québec (OVH Beauharnois) et ne quittent pas le territoire québécois.

3.6 Communications par courriel

Données concernées : adresse courriel, nom.
Base légale : Exécution d'un contrat ou consentement selon la nature de la communication.
Nos communications administratives et cliniques sont acheminées via notre infrastructure courriel opérée par Horizon-Cumulus (Québec). Nous utilisons également Microsoft 365 (États-Unis) pour certaines communications d'affaires (voir section 5).

4. Tiers et sous-traitants

Le tableau suivant présente l'ensemble des services tiers présents sur notre site ou utilisés dans le cadre de nos opérations, conformément à l'obligation de transparence de la Loi 25.

Nous n'autorisons pas nos sous-traitants à utiliser vos renseignements personnels à leurs propres fins commerciales. Tout partage est encadré par des ententes contractuelles conformes aux exigences de la Loi 25.

5. Transferts hors Québec

Certains de nos fournisseurs de services sont établis à l'extérieur du Québec. Conformément à l'article 17 de la Loi 25, nous vous informons de ces transferts et des mesures de protection en place.

Avant tout transfert de renseignements personnels hors Québec, nous procédons à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) afin de nous assurer que les renseignements bénéficient d'une protection adéquate dans la juridiction de destination. Des clauses contractuelles de protection sont intégrées à nos ententes avec les fournisseurs concernés.

Les transferts actuellement en cours sont les suivants :

• Meta Platforms, Inc. (États-Unis) — Meta Pixel : suivi publicitaire et remarketing. Vos identifiants d'appareil, adresse IP et données de navigation peuvent être traités sur des serveurs situés aux États-Unis. Ce transfert n'a lieu qu'avec votre consentement préalable.
• Google LLC (États-Unis) — Google Maps et Google Fonts : votre adresse IP et votre localisation approximative peuvent être transmises à Google lors du chargement de ces services. Ce transfert n'a lieu qu'avec votre consentement préalable pour les services fonctionnels.
• Automattic Inc. (États-Unis) — WooCommerce Analytics : vos données de navigation et de transaction sur la boutique en ligne peuvent être traitées aux États-Unis à des fins d'analyse statistique.
• Microsoft Corporation (États-Unis) — Microsoft 365 : certaines communications par courriel d'affaires transitent par des serveurs de Microsoft situés aux États-Unis. Vos coordonnées peuvent donc être traitées dans cette juridiction dans le cadre de nos échanges administratifs.

Les États-Unis ne disposent pas d'une loi de protection des données personnelles équivalente à la Loi 25 à l'échelle fédérale. Nous compensons cet écart par des ententes contractuelles et, le cas échéant, par des clauses types de protection. Vous pouvez nous contacter (section 8) pour obtenir des renseignements sur les mesures de protection spécifiques applicables à chaque transfert.

6. Durée de conservation

Nous conservons vos renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles ils ont été collectés, ou pour satisfaire à nos obligations légales. Une fois la durée écoulée, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés.

7. Vos droits

La Loi 25 vous confère plusieurs droits à l'égard de vos renseignements personnels détenus par Pro-Medic inc.. Voici un aperçu de ces droits et de la façon de les exercer.

7.1 Droit d'accès

Vous avez le droit de savoir quels renseignements personnels nous détenons à votre sujet et d'en obtenir une copie. Vous pouvez également demander des précisions sur les sources, les finalités et les tiers à qui ces renseignements ont été communiqués.

7.2 Droit de rectification

Si des renseignements vous concernant sont inexacts, incomplets ou équivoques, vous pouvez demander qu'ils soient corrigés. Nous procéderons à la correction dans les meilleurs délais et, si applicable, informerons les tiers à qui ces renseignements ont été communiqués.

7.3 Droit à l'effacement (droit à l'oubli)

Vous pouvez demander la suppression de vos renseignements personnels lorsque leur conservation n'est plus nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été collectés, sous réserve de nos obligations légales de conservation (voir section 6).

7.4 Droit à la portabilité

Vous avez le droit de recevoir, dans un format technologique structuré et couramment utilisé, les renseignements personnels que vous nous avez fournis, afin de les transmettre à un autre responsable du traitement, lorsque cela est techniquement faisable.

7.5 Droit de retrait du consentement

Lorsque le traitement de vos renseignements est fondé sur votre consentement, vous pouvez le retirer en tout temps, sans préjudice de la licéité du traitement effectué avant ce retrait. Pour les témoins, vous pouvez modifier vos préférences directement via notre gestionnaire de consentement Moelleux, accessible depuis notre site.

7.6 Comment exercer vos droits

Pour exercer l'un ou l'autre de ces droits, communiquez avec notre responsable de la protection des renseignements personnels (voir section 8). Nous répondrons à votre demande dans un délai de 30 jours suivant sa réception, conformément à la Loi 25.

7.7 Droit de déposer une plainte

Si vous estimez que vos droits n'ont pas été respectés, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information (CAI) :

• Site Web : www.cai.gouv.qc.ca

Nous vous encourageons toutefois à nous contacter en premier lieu afin que nous puissions tenter de résoudre votre préoccupation directement.

8. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à l'article 8.1 de la Loi 25, Pro-Medic inc. a désigné un responsable de la protection des renseignements personnels. Cette personne est votre point de contact pour toute question, demande ou préoccupation relative à la protection de vos renseignements personnels.

• Nom : Nicole St-Amand
• Titre : propriétaire
• Courriel : clinique@promedicjoliette.com
• Téléphone : 450 759-6273

Nous nous engageons à répondre à toute demande dans un délai de 30 jours suivant sa réception, tel que le prévoit la Loi 25. Si votre demande est complexe ou nécessite un délai supplémentaire, nous vous en informerons dans ce même délai de 30 jours.

Vous pouvez nous écrire ou nous appeler aux coordonnées ci-dessus pour :

• Exercer l'un de vos droits (accès, rectification, effacement, portabilité, retrait)
• Poser des questions sur la présente politique
• Signaler un incident de confidentialité
• Obtenir des renseignements sur nos mesures de protection ou nos transferts hors Québec

9. Entrée en vigueur et versionnement

La présente politique de confidentialité entre en vigueur le 8 juin 2026 et constitue la version 2.

Nous nous réservons le droit de modifier cette politique en tout temps afin de refléter des changements dans nos pratiques, dans les services que nous utilisons ou dans les exigences légales applicables. En cas de modification importante, nous vous en informerons de façon claire sur notre site Web et, si applicable, par courriel. La version la plus récente est toujours accessible sur notre site.

Nous vous encourageons à consulter cette politique périodiquement. Votre utilisation continue de notre site après la publication d'une version mise à jour constitue votre acceptation des modifications apportées, dans la mesure permise par la loi.

Cette politique a été générée et est hébergée par la plateforme Moelleux, un service d'Horizon-Cumulus (9322-8310 Québec inc.), Joliette (Québec). Les enregistrements de consentement et la politique sont hébergés au Québec (OVH Beauharnois).